檔案數(shù)字化管理的特點有哪些？

2022/04/07

　　傳統(tǒng)檔案保持、保養(yǎng)和管理的難度都比較大，檔案數(shù)字化可以充分的利用檔案的資源來不斷提高檔案管理的水平，確保檔案信息的價值。

　　1、經(jīng)濟效益高

　　即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地的面積還節(jié)省了保管費用。而且也方便了以后的查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。

　　2、辦公效率高

　　數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠、退休、流動性等，要想準確了解統(tǒng)計這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。

　　數(shù)字文件通過網(wǎng)絡(luò)計算機管理,能夠準確地反映當前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實際上已經(jīng)成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。

　　3、具有較強的時效性

　　檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統(tǒng)的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數(shù)字化檔案采用新的手段以及方法，通過網(wǎng)絡(luò)采集等手段減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了員工的勞動強度，縮短了檔案整理的周期，提高了員工的工作效率。

　　以上就是檔案數(shù)字化管理的特點介紹了。檔案管理數(shù)字化是適應(yīng)時代發(fā)展的新措施、新要求，用信息技術(shù)來提升檔案的管理水平。